Una delle caratteristiche distintive di EDM è la sua flessibilità. Per ogni contratto è, infatti, possibile configurare parametri e attributi specifici, permettendo la gestione simultanea di più progetti.

La configurazione iniziale consente di adattare il software ai processi operativi e alle esigenze contrattuali, senza necessità di programmazione.

Tra le configurazioni disponibili:

• lingua predefinita
• come calcolare i progress
• numero massimo di giorni per dare una risposta ai clienti
• come impostare il codice di trasmissione
• possibilità di modificare (o meno) i documenti approvati
• limite di KB per i file allegati in un'e-mail (trasmissione)
• possibilità di ottenere automaticamente un formato PDF per i documenti Excel o Word
• percorso di avanzamento personalizzato, con creazione di sequenze di fasi che guidano il ciclo di vita del documento

Dopo la configurazione del contratto, EDM consente di gestire documenti e flussi di lavoro in modo rapido e strutturato.

Ogni documento è controllato tramite una pagina di dettaglio dedicata, organizzata per raccogliere tutte le informazioni rilevanti, ed è identificato da un codice interno e da un codice cliente.

I documenti possono essere registrati secondo tre modalità:

• Caricamento di un nuovo documento da sottoporre a workflow;
• Caricamento di un documento già approvato e pronto alla distribuzione
• Caricamento di un documento già approvato dal cliente

I workflow sono configurabili per ogni fase del processo, con modelli standard personalizzabili.

Quando un documento è pronto, EDM gestisce l’invio verso clienti e fornitori tramite Transmittal controllati e tracciabili. Il sistema standardizza l’intero ciclo di trasmissione, riducendo errori e ritardi grazie all’automazione dei processi.

Le trasmissioni possono essere configurate secondo le esigenze del contratto: codifica personalizzata, invio tramite link o allegati, gestione dei limiti dimensionali e conversione automatica in PDF.

È possibile creare copertine personalizzate e garantire piena tracciabilità delle comunicazioni.

La funzione di Progress Calculation calcola la percentuale di avanzamento di ogni documento del contratto. I dati possono essere filtrati per cliente, fornitore o scadenze pianificate, offrendo una visione immediata delle performance del progetto.

Il progress può essere calcolato sull’intero set documentale o su un sottoinsieme di questi estratti mediante l'uso di qualsiasi filtro impostato dall’utente.

Di seguito un esempio:

Il modulo Procurement supporta la gestione degli scambi documentali legati agli approvvigionamenti in particolare:

- serie di documenti di specifiche tecniche con IR

- documenti provenienti dai fornitori

- invio di RFO

- flusso di lavoro di approvazione tecnico/commerciale

Uno strumento dedicato per garantire coerenza e tracciabilità lungo l’intero processo di acquisto.

Per maggiori informazioni, visita la sezione Procurement!