Il modulo Procurement consente al reparto acquisti di gestire tutti gli scambi documentali legati agli approvvigionamenti. In particolare, permette di monitorare:
- suite di documenti di specifiche tecniche con IR
- documentazione proviente dai fornitori
- invio di RFO
- workflow di approvazione tecnica e commerciale delle offerte
Creazione e invio delle RFQ
Il modulo supporta l’ufficio tecnico nella gestione degli scambi documentali relativi alle richieste di offerta (RFQ). È possibile creare una richiesta di acquisto generica e replicarla per tutti i fornitori coinvolti.
Durante la creazione della richiesta possono essere definiti parametri come progetto di riferimento, data di emissione e scadenza dell’offerta. Il sistema monitora automaticamente le tempistiche, segnalando le RFQ prossime alla chiusura.
È inoltre possibile associare documenti di progetto alla RFQ e allegare ulteriore documentazione a supporto della richiesta.
Il flusso favorisce la collaborazione tra ufficio tecnico e reparto acquisti: il primo prepara la documentazione, il secondo gestisce l’invio ai fornitori tramite e-mail generate automaticamente con allegati inclusi. Le specifiche possono essere aggiornate in qualsiasi momento in caso di revisioni.
Sono disponibili funzioni per caricare documenti aggiuntivi, tra cui:
- Allegati generici: è possibile caricare file aggiuntivi generici come garanzie o lettere di credito
- Allegati di offerta: è possibile caricare la documentazione di offerta ricevuta dai fornitori
- Note: è possibile inserire annotazione disponibili per tutti gli utenti autorizzati
Gestione delle offerte fornitori
Il sistema permette a ufficio tecnico e buyer di analizzare le offerte ricevute, anche separatamente, mantenendole in revisione fino al completamento della raccolta.
Per ogni richiesta è possibile monitorare stato e avanzamento, oltre a classificare le offerte secondo criteri definiti:
- Accettata: l'offerta è tecnicamente valida e passa alla valutazione commerciale
- Non accettata: l'offerta viene respinta
- Revisione per commenti tecnici: richiesta di aggiornamento al fornitore
- Revisione per modifica specifica: nuova richiesta a seguito di aggiornamento tecnico